Ajanhallintatekniikoita, joista on hyötyä yrittäjälle
Yritäjän arki on usein kiireistä ja täynnä monenlaisia tehtäviä. Sen takia toimivat ajanhallintamenetelmät ovat hyödyllisiä. Kun löydät itsellesi sopivan tavan rytmittää työpäivää, huomaat nopeasti, miten työ sujuu kevyemmin ja tehokkaammin.
Tässä on viisi ajanhallintamenetelmää, jotka sopivat yrittäjälle. Oma suosikkini on ensimmäisenä.
Pomodoro -tekniikka
Pomodoro -tekniikan kehitti italialainen Francesco Cirillo 1980-luvun lopulla. Hän käytti tomaatin muotoista ajastinta apunaan kun hän motivoi itseään tekemään tiettyjä tehtäviä.
Pomodoro-tekniikan ajatus on, että valitset yhden työtehtävän ja käytät tämän tehtävän tekemiseen 20-40 minuuttia. Usein näkee suosituksen tehdä 25 minuuttia kerrallaan. Ajasta itsellesi esimerkiksi 25 minuuttia ja keskity sen aikaa vain tähän yhteen tehtävään. Kun tuo 25 minuuttia on kulunut, pidä 5-10 minuutin tauko jonka aikana voit juoda, venytellä tai käydä vessassa. Tee neljä tällaista jaksoa ja pidä sitten pidempi tauko, jonka aikana voit vaikka syödä tai käydä kävelyllä. Pidempi tauko voi olla kestoltaan 30 minuuttia. Voit itse määritellä, kuinka monta tällaista pomodoro-jaksoa teet päivän aikana.
1-3-5-tekniikka
Tämä tekniikka auttaa sinua priorisoimaan tehtäviäsi ja hallitsemaan tehtävämäärääsi.
1-3-5-tekniikassa ideana on, että valitset päivän tehtävistä yhdeni ison tehtävän, joka on tärkeä saada tehtyä ja joka vie eniten aikaasi.
Sen jälkeen valitse kolme keskikokoista tehtävää. Nämä ovat myös tärkeitä saada tehtyä, mutta niiden tekemisessä ei mene niin paljon aikaa kuin tuon aiemmin valitsemasi yhden tehtävän tekemiseen.
Lopuksi tee vielä viisi pientä tehtävää, jotka ovat rutiininomaisia ja joiden tekemiseen sinulla ei mene paljon aikaa.
Tässä tekniikassa ajatuksena on siis tehdä työpäivän aikana vain nämä yhdeksän tehtävää.
Eisenhowerin matriisi
Tässä tekniikassa priorisoit tehtäviä niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tämä tekniikka perustuu Yhdysvaltojen entisen presidentin Dwight D. Eisenhowerin ajatteluun ajanhallinnasta.
"Mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä. Ja mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää."
- Dwight D. Eisenhower
Eisenhowerin matriisissa jaat kaikki tehtäväsi neljään kategoriaan. Otsikoi nämä kategoriat seuraavasti:
Kiireelliset, tärkeät. Nämä ovat kaikkein tärkeimmät tehtäväsi, jotka pitää tehdä ensimmäiseksi.
Kiireelliset, ei tärkeät. Nämä ovat tehtäviä, jotka voit delegoida jollekin toiselle.
Ei kiireelliset, tärkeät. Nämä tehtävät ovat yleensä isompia kokonaisuuksia, jotka sinun on hyvä aikatauluttaa kalenteriisi.
Ei kiireelliset, ei tärkeät. Nämä ovat tehtäviä, joita sinun ei tarvitse tehdä lainkaan, eli poista ne surutta tehtävälistaltasi. Tai tee niitä silloin, kun sinulla on aikaa.
Eat the frog-tekniikka
Tässä "Syö sammakko"-menetelmässä ideana on tehdä päivän haastavin tehtävä heti aamulla. Kun olet saanut haastavan tehtävän tehtyä, mielesi kevenee ja voit siirtyä päivän muihin tehtäviin. Ehkäpä haluat kuitenkin palkita itsesi ennen muiden tehtävien tekemistä.
2 minuutin sääntö
Mikä ajanhallintamenetelmä sopii sinulle?